Arbeitsgericht Heilbronn, Urteil vom 27. März 2025, Az. 8 Ca 123/24
Bei einem langjährigen Arbeitsverhältnis (hier: 23 Jahre) kann der Arbeitgeber verlangen, dass ein Arbeitnehmer sein Auskunftsersuchen gemäß Art. 15 DSGVO konkretisiert. Unpräzise Anfragen – etwa zu E‑Mails – müssen nicht in voller Kopie beantwortet werden. Stattdessen genügt oft eine strukturierte Zusammenfassung oder der Zugang zur unternehmenseigenen Datenbank.
Warum das wichtig ist
- Schonfrist für Arbeitgeber: Wer mit großen Datenmengen konfrontiert ist, braucht keine Komplettkopien liefern, sondern kann auf summarische oder datenbankgestützte Antworten setzen.
- Zumutbarkeit im Fokus: Je umfangreicher und diffuser die Anfrage, desto höher die Zumutbarkeit für eine gestufte Erfüllung – ein gestuftes Auskunftsrecht.
- Konkretisierungspflicht für Arbeitnehmer: Arbeitnehmer müssen spezifizieren, welche Daten sie wünschen, insbesondere bei unüberschaubaren Datenbeständen.
Zitat eines Experten
Dr. Carlo Piltz hebt hervor:
„Je größer die Menge an Daten und je unkonkreter das Auskunfts‑ bzw. Kopieverlangen, desto weniger ist dem Verantwortlichen die Erteilung einer allumfassenden Auskunft ...“
Fazit für Personalverantwortliche und Datenschutzbeauftragte
- Beschäftigtenrechte gemäß Art. 15 DSGVO bleiben erhalten.
- Arbeitgeber können ein gestuftes Auskunftsverfahren anwenden – vorausgesetzt, sie sichern dem Arbeitnehmer entweder zusammenfassende Informationen oder einen Zugriff auf die Datenbank.
- Formulierung von Anfragen entscheidend: Je spezifischer, desto umfassender fällt die Auskunft aus.
Wir helfen Ihnen dabei, Auskunftsersuchen rechtssicher, effizient und mit vertretbarem Aufwand zu beantworten – etwa durch strukturierte Datenzugriffe, Dokumentationshilfen und interne Prozesse. So schützen Sie nicht nur personenbezogene Daten, sondern auch Ihre betrieblichen Ressourcen.
