Mit Urteil vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass Arbeitgeber ihre Gehaltsabrechnungen elektronisch – z. B. über ein passwortgeschütztes Mitarbeiterportal – bereitstellen dürfen. Ein zusätzlicher Ausdruck oder Versand in Papierform ist nicht mehr zwingend erforderlich.
Wieso das Urteil wichtig ist
- Rechtssicherheit: Digitale Abrechnungen erfüllen die Textformpflicht gemäß § 108 Abs. 1 GewO.
- Kein Papier-Zwang mehr: Arbeitnehmer können nicht mehr pauschal auf eine Papierabrechnung bestehen.
- Holschuld-Prinzip: Es reicht, wenn die Abrechnung digital zum Abruf bereitsteht – der Arbeitnehmer muss sie aktiv abrufen.
Wichtige Bedingungen
- Zugriff für alle sicherstellen
Wer keinen privaten Internet-Zugang hat, muss im Betrieb eine Möglichkeit zum Einsehen und Ausdrucken erhalten. - Betriebsrat muss beteiligt sein
Die digitale Bereitstellung bedarf einer Betriebsvereinbarung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Im BAG-Fall gab es zwar Zweifel an der Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats, aber grundsätzlich ist Mitbestimmung nötig.
Fazit für Unternehmen und Beschäftigte
- Unternehmen können zuverlässig und papierlos abrechnen – wenn das Portal sicher ist und der Zugang inklusive Ausdruck garantiert wird.
- Beschäftigte müssen sich auf digitale Abrechnungen einstellen. Wer keinen privaten Zugriff hat, bekommt diesen im Betrieb. Ein genereller Anspruch auf Papier gibt es nicht mehr.
Diese Entscheidung unterstützt die Digitalisierung in Betrieben – unter dem Vorbehalt, dass Datenschutz und Zugänglichkeit für alle Beschäftigten gewährleistet sind.
Wir beraten Sie bei der rechtskonformen Einführung digitaler Gehaltsabrechnungen – inklusive Datenschutzfolgenabschätzung, Betriebsvereinbarung und technischer Absicherung der Mitarbeiterportale. Dabei achten wir stets auf praxisnahe und verständliche Lösungen – ganz nach unserem Motto: „Datenschutz geht auch einfach!“
