Ein wachsendes mittelständisches Unternehmen plante, im Rahmen der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse die Lösung Zoho Sign für elektronische Signaturen einzuführen. Ziel war es, Vertragsprozesse zu beschleunigen und papierlos zu gestalten. Gleichzeitig bestand Unsicherheit, ob die geplante Nutzung von Zoho Sign datenschutzkonform und im Einklang mit der DSGVO erfolgen kann.
Unsere Unterstützung als externer Datenschutzbeauftragter:
Im Rahmen unserer Beratung haben wir das Vorhaben umfassend geprüft und das Unternehmen bei der datenschutzkonformen Einführung von Zoho Sign begleitet:
- Prüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen für die Nutzung von Zoho Sign (Sitz des Anbieters, Datenverarbeitung, Übermittlung in Drittländer)
- Bewertung der technischen und organisatorischen Maßnahmen von Zoho in Bezug auf Verschlüsselung, Zugriffsschutz und Protokollierung
- Unterstützung beim Abschluss eines erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV)
- Anpassung der internen Datenschutzdokumentation (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Risikoabwägung)
- Erstellung von praxisnahen Empfehlungen für die Konfiguration und den sicheren Einsatz von Zoho Sign im Unternehmen
- Beratung hinsichtlich der Informationspflichten und Kommunikation gegenüber Geschäftspartnern und Kunden
Ergebnis:
Dank unserer Begleitung konnte das Unternehmen Zoho Sign rechtskonform und datenschutzsicher einsetzen. Die Einführung der digitalen Signaturlösungen verlief reibungslos und brachte deutliche Effizienzgewinne in den internen Prozessen. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten und dokumentiert sind.
Kundenstimme:
„Mprotect365 hat uns perfekt bei der Einführung von Zoho Sign unterstützt. Wir wissen jetzt genau, wie wir die Lösung DSGVO-konform nutzen können und das mit einem minimalen administrativen Aufwand.“
